会議で意見を求められるとドキッとして、何も言えなくなってしまうことはありませんか？実は、会議マナーと発言のコツを押さえるだけで、緊張が和らぎ、自分の意見をきちんと伝えられるようになります。
特に新入社員のうちは「発言したいのに声が出ない」という経験をしがちですが、参加して意見を述べるほど学びも大きいものです。この記事ではオンライン会議を含む最新の会議事情を踏まえながら、会議のマナーや発言のタイミング、さらに緊張を克服する具体的な方法までを解説します。
はじめに：会議で発言する意味と最新事情
会議の場で意見を求められると、咄嗟に頭が真っ白になる若手社員の方は少なくありません。私も新人時代、「うまく話さなきゃ」と思いながらも、いざ指名された瞬間に声が出なくなった経験があります。しかし、会議での発言には大きな意義があります。ただ黙って出席しているだけでは得られない、仕事に対する理解や上司・同僚からの信頼など、多くのメリットがあるのです。
一方、企業内調査では「いつも同じ人ばかり発言している」と感じる社員が約3割、管理職では4割を超えるという結果があり、会議での発言の偏りは生産性の低下を招きがちです。また「社内会議に無駄を感じたことがある」と答えた人は9割近くにのぼるという報告もあります。こうした状況を改善するには、参加者全員が積極的に意見交換できる環境づくりが鍵となります。
さらにコロナ禍を経てオンライン会議が普及し、ハイブリッド勤務を採用する企業ではオフィスに出社していてもWeb会議で参加するケースが増えました。ある調査によると、大手企業の93.6%がオフィスにいながらWeb会議ツールを併用しているそうです。
会議のスタイルが変化している今こそ、新入社員でも遠慮せず発言しやすい方法を知り、会議を有意義なものにしていきましょう。
1. 会議前の準備と心構え
アジェンダと目的を事前確認
会議への招集メールやチャット連絡が来たら、まずは議題や目的をしっかり確認しましょう。「何のための会議か」を理解するだけで、自分なりの意見や質問が浮かびやすくなります。関連資料や直近の業績データなど、必要な情報に目を通しておくと当日の発言に自信が持てます。
資料とツールの準備
社内会議はペーパーレス化が進んでいて、事前に電子データで資料が共有されることが多いです。ただし規定によっては紙の資料を持参する場合もあるため、職場ルールを確認しましょう。ノートPCやタブレットの持ち込み可否も同様に確認が必要です。オンライン会議の場合は前もって接続URLや必要なソフトをチェックしておき、カメラとマイクの動作確認を怠らないようにします。
5分前行動と第一印象
会議室へは開始5分前に到着するのが理想的です。オンライン会議でも定刻前には入室し、表示名が「所属＋氏名」になっているか確認しましょう。入室したら挨拶を忘れずに行い、明るい印象を与えるのがポイントです。服装や身だしなみは会議の種類や格を考えて整え、堂々と臨んでみてください。
2. 会議中のマナー：聞く姿勢と発言タイミング
集中して聞く
会議中に意見を述べる人だけが真剣なわけではありません。自分が発言していない間も、主体的な姿勢で参加することが大切です。話し手の方を見てうなずきながら聞くと、自然と「一緒に考えている」雰囲気が伝わります。議事内容をメモすることも有効ですが、ずっと下を向いていると周囲に「興味がなさそう」と誤解される場合もあるので注意しましょう。スマホは音が鳴らないようサイレントモードにしておくのが基本です。
話を最後まで聞く＆かぶせない
他の人が話している最中に口を挟むのはNGです。特にオンライン会議では音声が重なるとお互い聞こえなくなります。発言したい内容を思いついたら、一旦メモに書いておき、相手が話し終わってから発言の機会をうかがいましょう。司会者がいる場合は、チャットや挙手ボタンで意志表示をするのもスマートです。
発言のタイミング
会議が盛り上がっていると、発言のタイミングを見つけにくいものです。話が区切れた“間”を感じ取ったら、「○○について補足したいことがありますが、よろしいでしょうか？」など、一言断りを入れてから話し始めるとスムーズです。上司や役職者が多い場では「私のような新入社員が言っていいのか……」と緊張するかもしれませんが、疑問や意見は積極的に共有したほうが結果的に喜ばれます。
3. 伝わる話し方：発言内容の組み立てと話し方のコツ
簡潔に結論から述べる
「結論を先に、理由や根拠を後から補足する」という型を意識すると、相手に伝わりやすいです。ダラダラと前置きを続けるより、「私の考えは○○です。その理由としては…」という順番で話すとスッキリまとまります。
会議HACK!の資料（出典: https://www.kashikaigishitsu.net/blog/kaigi-hack-2017-1)でも「短く・簡潔に・まっすぐに」と提唱されています。途中で自信がなくなったら、「現段階の仮説として…」と断るのも一つの手です。
事実やデータを交える
発言に説得力を持たせるには、数値データや実例を示すと効果的です。「○○の調査によると…」「自部署での実績では…」といった形で根拠を示せば、話に重みが増します。ただし、あくまで正確な情報を使うのが大前提。根拠を伝えたうえで「だから私はこう思う」という流れにすると、相手も納得しやすくなります。
柔らかい物言いと敬意
反対意見や質問をする場合は、言葉選びに気をつけましょう。たとえば「それは違う」といきなり否定するのではなく、「○○の点について、もう少し教えていただけますか？」と尋ねるだけでも印象は変わります。上司の発言に疑問がある場合は「失礼ながら…」「もう一つの観点として…」などクッション言葉を添えると場の雰囲気を壊しにくいです。
MeetingNaviトピックスの指摘（出典: https://meetingnavi.jp/topics/2022-improve)にもあるように、心理的安全性を保つ会議では否定から入らない姿勢がとても大切です。
声のトーンと話すスピード
発言時は少し大きめの声で、ゆっくり話すくらいがちょうど良いです。特にマスク越しやオンラインだと声がこもりがちなので、「これくらい大きいかな？」と思う程度の声量を意識してみましょう。私も最初は恥ずかしかったのですが、聞き返されるよりは断然ラクでした。緊張で早口になる人は、意識して一呼吸置いてから話し始めるのもおすすめです。
4. 発言できないと感じたときは：克服術
「自分の意見に価値がない」と思わない
会議室セレクトの記事（出典: https://www.kaigishitsuselect.com/article/2021-01-meeting)によれば、会議で発言できない原因の一つに「自分の意見は間違っているのではないか」という不安があるそうです。ですが、会議は正解を発表する場ではなく、いろいろな視点やアイデアを出し合う場です。たとえ意見が的外れでも、そこから新しい方向性が生まれることもあります。黙っているよりはずっと有意義です。
事前シミュレーション
オンラインでもオフラインでも、発言の練習は効果があります。会議で扱う議題について、自分の考えをあらかじめ書き出し、声に出してみるだけで随分と発言しやすくなります。新入社員向けに「うなずきやメモで当事者意識を見せる」ことをすすめるAll Aboutビジネスマナー（出典: https://allabout.co.jp/gm/gc/486026/)でも、事前準備の大切さが強調されています。自分なりにしっかり準備しておくと、いざ本番になったときの心の余裕が違います。
信頼できる人を作る
どうしても緊張する場合は、司会役や先輩社員に「会議でひとこと発言してみようと思う」と事前に声をかけておくのも手です。こちらの状況を知ってもらえれば、話しやすいタイミングで振ってもらえるかもしれません。会議後に軽くフィードバックをもらうのも成長のきっかけになります。
それでも緊張する場合は…
深呼吸して身体の力を抜いてから、一言目をゆっくり発してみてください。声を出してみると意外とそのまま自然に話せることがあります。私も初めて会議で発言した際には声が震えましたが、回を重ねるうちに少しずつ慣れてきました。失敗も経験のうちだと思い、積極的にトライしてみてください。
5. 会議後のフォロー：振り返りと次への準備
議事録やメモの整理
会議が終わった直後は、まだ記憶が鮮明なうちに議事録やメモをまとめておきましょう。会議HACK!でも「発言を簡潔にまとめる」「次回に活かすための振り返りをする」重要性が述べられています（出典: https://www.kashikaigishitsu.net/blog/kaigi-hack-2017-2). 決定事項や担当者、今後のアクションプランなどを整理して共有すれば、次回の会議もスムーズになります。
振り返りで成長
どんな発言をしたか、どのタイミングでもっと話せそうだったかなどを簡単に振り返ってみると、次につながる学びがたくさん見えてきます。上手く発言できなかった部分があれば次回までに準備しておけばOKです。逆に「ここは良い反応をもらえた」という体験は、自信として積み重ねていきましょう。
まとめ
若手社員の方が会議で発言するには、最初は確かに勇気がいります。ですが、議題や資料をしっかり予習し、発言のタイミングや話し方のコツを意識すれば、決して難しいことではありません。オンライン会議でもWeb会議でも、基本的な会議マナーと注意点は共通です。短い一言だけでも、前向きに意見を伝えてみることで会議の雰囲気が変わる可能性もあります。上下関係なく意見が出やすい職場は生産性も高く、仕事が円滑に進むのを実感できるでしょう。
まずは今回紹介したポイントを実践してみてください。次回の会議ではあなたの積極的な一言が、新しいアイデアや建設的な議論のきっかけになるかもしれません。ぜひ周囲にも声をかけ、会議マナーや発言のポイントを共有してみましょう。それがチーム全体のスキルアップにつながり、働きやすい環境づくりに貢献できるはずです。
