議事録 書き方 新入社員──多くの新入社員が最初に任されるこの業務は、単なる雑用ではなくビジネス文書の基本を学ぶ絶好の機会です。今回は議事録の基本から効率化ツールまで、最新情報をまとめて解説します。
はじめに：なぜ議事録作成が重要なのか
新入社員にとって「議事録作成」はよくある仕事ですが、これは会議内容を明確化し、後から確認・共有するために欠かせない役割を担っています。会議の内容を曖昧にしないことで「言った・言わない」のトラブルを防ぎ、次のアクションをスムーズに進めることができます。また、議事録の書き方を習得すると文章力や業務理解力も高まり、上司や先輩からの信頼アップにつながります。
実は私自身も新入社員時代、「本当にこの議事録でいいの？」と何度も先輩に確認し、書き直しを繰り返した経験があります。最初は大変ですが、基本さえ押さえれば確実に上達するので、ぜひ本記事を参考にトライしてみてください。
議事録の役割と基本事項
議事録とは何か
議事録とは、会議や打ち合わせの内容・経緯・決定事項をまとめた公式文書です。あとで見返した際、何が話し合われ、どんな結論になり、誰が何を担当するかを明確にする「知的財産」といえます。具体的には以下の3つの目的を果たします。
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内容の記録・周知：後から参照できるよう会議内容を体系的に整理
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責任の所在確認：誰がどんな決定を下し、タスクを担うのか明確化
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次のアクション指示：決定事項を関係者に共有し、スムーズに実行
議事録の基本構成
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タイトル（会議名＋日付）
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会議の日時・場所
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出席者（役職順）＋議事録作成者
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欠席者（理由があれば明記）
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議題（会議のメインテーマ）
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本文（議事概要）
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話し合った内容、決定事項、アクション項目など
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次回予定（日程や宿題など）
正式な会議（株主総会など）では、議事録の書式に法的要件がある場合もありますが、通常の社内ミーティングなら基本項目を押さえて自由度高く作成できます。
用途に応じた多様な議事録
カジュアルな社内打ち合わせのメモ程度から、公的効力を伴う文書まで幅広く存在します。社内規定や会議の目的に応じて、フォーマットや書き込みの詳細度を調整しましょう。
新人に議事録を任せる企業が多いのは、「誰が読んでも誤解なく伝わる文章力」を身につけさせる狙いがあるためです (出典: https://biz.moneyforward.com/blog/45248/)。
新入社員が議事録担当になる理由
1つめはビジネス文書トレーニング。議事録作成は「端的に要点を伝える」文章術を学ぶ場です。2つめは業務理解。会議での発言を整理するうちに、会社のプロジェクトや課題に自然と詳しくなります。さらに議事録が上手に書けると「こいつ、なかなかできるな」と上司に注目されることもあります。最初はプレッシャーを感じるかもしれませんが、失敗を恐れずチャレンジしてみましょう。
議事録作成の事前準備
会議の目的と議題を把握する
議事録担当になったら、会議の趣旨やゴールをあらかじめ確認しておくことが大切です。前回の議事録があるなら読んでおきましょう。新人のうちは会議内容を深く把握できていないことが多いですが、あらかじめ情報を仕入れておくとメモが取りやすくなります。
5W1H/5W2Hで要点を整理
「議事録 5W1H」という言葉を聞いたことがあるかもしれません。会議前に「Who、What、When、Where、Why、How (+ How much)」を整理しておくと、会議の目的や参加者の役割をイメージしやすくなります (出典: https://www.kaigishitsu-select.com/article/column/knowledge-of-meeting/880/)。
ひな形（議事録 テンプレート 無料）の準備
会社で議事録フォーマットが決まっていればそれを使用します。なければ自作の雛形を用意しておくと、必要項目の抜け漏れを防げます。たとえばTKP貸会議室ネットではWordやExcel形式の無料テンプレートを配布しています (出典: https://www.kashikaigishitsu.net/useful/kigiroku/)。ダウンロードしてカスタマイズすると、すぐに使い始められて便利です。
使用ツールを把握
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PCでタイピング：キー入力に慣れているならリアルタイム入力もアリ
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手書き：ノートを見開きにして大きめの字で取ると読み返しやすい
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録音（AI 自動作成）：必要ならICレコーダーやスマホで録音し、AI文字起こしを利用する選択肢も
以前は「録音すると文字起こしが大変」と言われていましたが、今はAIのおかげで議事録 AI 自動作成が現実的になりました (出典: https://www.kashikaigishitsu.net/useful/kigiroku/)。社内ルールで録音が許可されるなら、ぜひ検討してみましょう。
会議中のメモの取り方
漏れ防止を最優先
特に新入社員のうちは「議事録 メモ 取り方」に苦戦する人が多いですが、まずは発言を拾うことを優先しましょう。完璧に書き取れなくても、誰が何を言ったかは要点を逃さずメモし、結論やアクション項目に印をつけておくと後で整理しやすいです。
大きな話題が変わるごとに区切る
会議中は話題が飛びやすいので、テーマが変わったタイミングで線を引くなどして分割すると、後で議事録を構造化する際に混乱を防げます。メモ段階で完璧に整理するのは難しいですが、一度分割しておくだけでも違います。
わからない用語は確認する
専門用語や部署の略称などが出てきたら、その場で聞き返すか、会議後に先輩に確認してください。誤ったまま書き込むと、あとで大きく修正しなければならないこともあります。新人だからこそ遠慮せず「これは何ですか？」と尋ねるほうが結果的に効率的です。
会議後の議事録作成ステップ
すぐに書き始める
エビングハウスの忘却曲線によれば、人は1日経過すると約70%を忘れるともいわれます (出典: https://biz.moneyforward.com/blog/45248/)。会議直後のうちにドラフトを作成するほうが断然楽ですし、品質も高くなります。
議論を整理・構造化する
まずはメモ内容を論点ごとに分け、「共有事項」「ディスカッション」「決定事項」「保留・ToDo」など大きく分類しましょう。情報を整理してから文章をまとめたほうが効率的です。
文章化・要約
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主語と述語を補う
会話は主語が省略されることが多いので、議事録では「○○部長は△△すると回答」など、誰が何をしたのか明確にします。 -
簡潔な表現を使う
一文が長くならないように区切り、箇条書きも効果的に活用して読みやすくしましょう。 -
口語から書き言葉に変換
「～っすね」などの話し言葉は削除し、端的な文章に置き換えます。
決定事項・ToDoを強調
議事録の要は「何が決まったか」「誰が何を担当するか」です。文頭に【決定】や【ToDo】と付け、太字や色を変えて強調しましょう。特に「議事録 例文 新入社員」向けにはわかりやすい強調ルールを作るとスムーズです (出典: https://note.com/crowncat_inc/n/ne3dedcd4e8e7)。
書式を整える
社内規定に合わせ、日付や部署名の書き方、敬称などを統一します。上司は文書の細かい表記やレイアウトにも目を光らせているもの。読みやすい体裁に仕上げるだけで「仕事が丁寧」と評価されることがあります。
議事録のチェックと共有方法
上司の確認を必ず経る
新人の場合は特に、上司や会議主催者に一度確認してもらいましょう。修正指示があったら素直に反映し、指摘内容を次回以降に活かします。どんなに小さなフィードバックでも、スキルアップのチャンスと捉えて積極的に吸収してみてください。
議事録 メール 送り方とチャット共有
完成したら、参加者はもちろん欠席者にも送付するのが基本です。件名に「【議事録】○月○日 ○○会議」と入れ、本文でお礼と主要な決定事項を簡潔に触れておくと親切です。昨今はSlackやTeamsなどのチャットツールを使って共有するケースも増えています。ツールによっては本文にURLを貼っただけで全文プレビューできるなど、閲覧性が高く便利です。
フォローアップ
議事録共有後、保留事項やToDoの期限管理などが必要なことがあります。誰が何をいつまでに行うか明記されていれば、リマインドや進捗確認もしやすいです。議事録は「会議後の行動を促すツール」でもあると認識しておきましょう。
良い議事録のポイントまとめ
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読む人目線で書く
その会議に出席していない人が読んでも理解できるように、専門用語には注釈を入れるなど工夫しましょう。 -
事実と意見を明確に分ける
「誰が、どんな意見を述べたか」は事実として記録し、自分の憶測や感想は入れないようにします。 -
簡潔かつ要点を逃さない
会議で決まったこと、保留になったことは必ず書く。無駄な発言はまとめて要約する。 -
社内フォーマットの統一
過去の議事録を参照し、決まったレイアウトや表記ルールがあれば揃えましょう。
議事録作成を効率化する最新ツール活用術
AI文字起こしで負担軽減
これまで録音すると文字起こしに膨大な時間がかかりましたが、今はAIを活用した議事録 AI 自動作成が普及しています。たとえばTeamsなら録音と同時に自動字幕がつき、あとでテキストに変換可能です。ZoomやGoogle Meetでも同様の機能があります。
専用アプリの活用
「Notta」「スマート書記」などのAI議事録サービスは、録音のテキスト化だけでなく要約機能を持つものも登場しています。ある調査では年間320時間もの会議メモ作成時間を削減できたという報告もあり、導入を検討する企業が増えています。ただし誤変換や要約ミスの確認は必要で、機密情報を扱う場合はセキュリティ面にも配慮しましょう。
最終的には自分の目で確認
AIがどれだけ進化しても、最終的に読みやすく整理された議事録を仕上げるのは人間の役割です。新人のうちに基礎スキルを身につけておけば、AI時代でも「自分で書ける人」は重宝されます。まずは基本を押さえ、人力である程度の完成度を出しつつ、ツールで効率化するのが理想のスタイルです。
議事録の参考例とテンプレート
議事録 苦手 克服の一歩として、まずは使いやすいフォーマットを手にすることがおすすめです。TKP貸会議室ネットなどで配布されている議事録 テンプレート 無料版をカスタマイズし、自社用の雛形を準備しましょう (出典: https://www.kashikaigishitsu.net/useful/kigiroku/)。また、会話をどう要約して議事録に落とし込むかがつかめない場合は「ケーススタディ」付きの例文を参考にするとコツがつかみやすいです。
たとえば発言「それちょっと微妙だからやめといたほうがいいかもね。今後の予算も限られてるし」は、議事録に「○○課長は、予算面も考慮し本企画の実施を見送る意向を示した」と簡潔にまとめるようなイメージです。
まとめ
議事録の書き方はシンプルなようで奥が深く、新入社員が最初に直面する「文章力と理解力」の試金石です。会議前の準備から当日のメモ、会議後のまとめ作業、さらにツールを使った効率化まで、押さえるべきポイントは多岐にわたります。
しかし、書けば書くほど確実に上達し、周囲からの評価も上がるはずです。ぜひ本記事のポイントを意識しながら実践し、あなたも「議事録の達人」を目指してください。
