「優先順位のつけ方」は、仕事をスムーズに進めるうえで欠かせないスキルです。
とくにタスクが山ほどある若手ビジネスパーソンにとって、どの仕事から手を付ければいいか迷う場面は多いですよね。
「いくら頑張っても終わらない」「仕事の優先順位をつけられない」と感じるなら、ぜひこの機会に基本原則を身につけてみてください。
なぜ優先順位が必要？–「忙しいのに成果が出ない」を脱するカギ
限られた時間で成果を出すためには、タスクの重要度と緊急度を見極めることが大切です。なぜなら、どれから着手すべきかをあらかじめ決めておかないと「やることが多すぎて頭がパンク」という事態になりやすいからです。
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時間の有効活用
大事なタスクに十分なエネルギーを注げます。逆に重要度が低い仕事は最小限の力でサッと済ませられるため、ムダな残業も減らせるでしょう。 -
ストレス軽減
「何を優先すれば？」と迷うこと自体がストレスですよね。優先順位を明確にすることで心理的負荷が下がり、次のタスクへ集中しやすくなります。
実際、とある最新調査では「効率よく働くコツ」の1位が「優先順位の付け方を意識する」だったという結果もあります。
優先順位のつけ方の基本：重要度×緊急度マトリクス
いわゆる「重要度 緊急度 マトリクス」は、もっともオーソドックスで再現性の高い方法です。Eisenhowerマトリクスとも呼ばれ、どのビジネス書でも必ずと言っていいほど紹介されています。
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タスクをすべて洗い出す
細かい用事も含め、一度すべて可視化しましょう。思考の整理が第一歩です。 -
「重要度」と「緊急度」で4象限に仕分けする
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重要かつ緊急
→ 今すぐ着手すべきタスク -
重要だが緊急でない
→ 計画的に取り組むべき「大切な仕事」 -
緊急だが重要でない
→ 可能なら他の人へ委任や外注 -
重要でも緊急でもない
→ 後回しまたは削除
こうして優先順位 マトリックス 使い方を身につけると、漠然と「全部大切だ」と思っていた仕事にも差をつけられます。
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委任・削除を恐れない
「自分しかできないか？」を常に問い、他者でもできる作業は任せましょう。完璧主義で抱え込むと、かえって全体の効率が落ちてしまいます。 -
優先度の高いものからToDoリストに並べ替える
紙やアプリでタスク管理 優先度 設定をし、上位から順番に片付けていきましょう。
「重要な仕事」と「超重要な仕事」を区別する
あるビジネスコーチの提唱では、タスクを「重要な仕事」と「超重要な仕事」でさらに分けて考えます。
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重要な仕事
緊急かつ一定の成果につながるタスク。納期やクレーム対応など。 -
超重要な仕事
長期的な成果をもたらす施策。たとえば新サービスの企画や学習投資など。
若手のうちは日常業務で手一杯になりがちですが、未来への投資として「超重要な仕事」にも時間を確保すると成長スピードが飛躍的に上がります。
正直、私自身も最初は「目の前の仕事だけで精一杯」と感じていましたが、先輩から「その先を見据えた取り組みをしてみよう」と促されたことで、仕事のメリハリをより強く意識するようになりました。
優先順位を守りきるコツ：柔軟さと割り切り
優先順位を決めても、突発の仕事や上司からの急な依頼で計画が崩れることは日常茶飯事。そこで大切なのは「割り切り」と「柔軟性」です。
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計画をこまめに見直す
仕事の順番 決め方は最初だけではなく、常に更新が必要。新しいタスクが入れば再度マトリクスで確認して順位を変えるのがベストです。 -
完璧主義にならない
すべてを100点でやり切るのは難しいもの。優先順位 低い 仕事 対処は「ほどほどのクオリティでOK」という意識を持つと、結果的に効率が上がります。 -
集中できる時間帯を有効活用
重要度が高いタスクほど、頭が冴えている朝イチやエネルギーが高いタイミングに行うのがおすすめ。仕事 順番 決め方でもこの時間管理 優先順位 コツは大きな差を生みます。
最新事情：Z世代の「タイパ」志向とタスク管理ツール
「短時間で成果を出したい」世代
2023～2024年にかけて、Z世代の働き方意識に関する調査を見ると、「プライベートも充実させたいから効率的に働きたい」「仕事の優先順位をつけられないことがストレス」という声が増えています。
実際、「早く帰宅するための工夫」第1位が「タスク管理で優先度を見える化する」（約55％）というデータもあるほどです。
タスク管理ツールで優先度を可視化
今はmonday.comやStockといったオンラインツールを使い、タスクに優先度ラベルをつけたり締切をアラート設定したりできます。
とくにテレワーク環境では、チーム全員で共有できるプロジェクト管理アプリが大活躍。旧来の「付箋やメモ帳だけで管理する」方法に比べて、リアルタイムな情報共有がしやすいのがメリットです。
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テレワーク下では情報共有が鍵
在宅勤務で顔が見えないぶん、「これは緊急？」「こっちのタスクは先延ばしでいい？」といった判断が難しくなります。
そのため、周囲とコミュニケーションを取りながら優先順位をすり合わせることが不可欠です。実際、テレワーク下で成果を上げた人ほど「上司や同僚と頻繁に進捗報告していた」という調査結果もあります。
まとめ
優先順位のつけ方を身につけると、忙しいのに成果が出ないという悪循環から抜け出せます。いきなり完璧を目指す必要はありませんが、「このタスクは最優先、これは後回し」と決断するだけでも大きな変化を感じるはずです。
正直、最初は「どの仕事も大切に見える…」と戸惑いがちですが、少しずつでも慣れれば、時間をコントロールできる喜びが得られます。
ぜひ、今日からあなたのToDoリストを見直してみましょう。「やるべきことを全部同時に抱える」のではなく、整理と取捨選択を行い、仕事にメリハリをつけられるようになると、自信と成果が同時に高まっていきますよ！
